○公立大学法人福山市立大学特定個人情報取扱規程
令和3年4月1日
公立大学法人福山市立大学規程第83号
(趣旨)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)並びに特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第5号)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号。以下「ガイドライン」と総称する。)等に基づき、公立大学法人福山市立大学(以下「法人」という。)における特定個人情報についての適正な取扱いを確保するため、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、他に特段の定めのない限り番号法、ガイドライン又はその他の関係法令において使用する用語の例による。
(事務の範囲)
第3条 法人が個人番号を取り扱う事務の範囲は、次のとおりとする。
(1) 給与所得の所得税源泉徴収に関する事務
(2) 報酬・料金・契約金及び賞金の支払調書作成に関する事務
(3) その他番号法及びその関係法令により行うこととされた事務
(対象者)
第4条 前条の規定により取り扱う個人番号の対象者は、法人に人的役務の提供をした者(以下「人的役務の提供者」という。)で、金銭の支払を受けるものとする。
(特定個人情報の範囲)
第5条 第3条の個人番号を取り扱う事務に使用される特定個人情報は、次のとおりとする。
(1) 番号法第16条の規定により本人確認を実施する際の本人確認書類(個人番号カード、通知カード又は身元確認書類)及びこれらの写し
(2) 税務署等の行政機関に提出するために作成した法定調書等及びこれらの控え
(3) 法定調書等を作成する上で人的役務の提供者から提出される個人番号が記載された届出書
(4) その他個人番号に関連付けて保存される情報
(組織体制)
第6条 第3条の事務の範囲において取り扱う特定個人情報を管理する部署は、事務局経営企画課、総務課及び学務課(以下「事務局」という。)とする。
2 法人に総括責任者を置くこととし、経営企画課長をもって充てる。
3 第3条の事務の範囲において特定個人情報を取り扱う事務局に保護責任者を置くこととし、経営企画課次長、総務課次長及び学務課次長をもって充てる。
4 第3条の事務の範囲において特定個人情報を取り扱う事務に従事する経営企画課職員、総務課職員及び学務課職員を事務取扱担当者とする。
5 法人に監査責任者を置くこととし、事務局長をもって充てる。
(総括責任者の責務)
第7条 総括責任者は、番号法又はその他の関係法令、ガイドライン若しくはこの規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、保護責任者及び事務取扱担当者にこれを理解させ、遵守するための教育研修、安全対策の実施及び周知徹底の措置を講じるとともに、特定個人情報に関する事務を総括し、特定個人情報の適正な取扱いが行われるよう監督する。
(保護責任者の責務)
第8条 保護責任者は、番号法又はその他の関係法令、ガイドライン若しくはこの規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、特定個人情報に関する事務を総括し、事務取扱担当者にこれを理解させ、遵守するための教育研修を総括責任者と行うとともに、特定個人情報の適正な取扱いが行われるよう監督する。
(事務取扱担当者の責務)
第9条 事務取扱担当者は、特定個人情報の取得、保管、提供及び廃棄等の特定個人情報を取り扱う事務に従事する際、番号法又はその他の関係法令、ガイドライン、この規程並びに総括責任者及び保護責任者の指示した事項に従い、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその事務を行う。
2 事務取扱担当者は、次の項目について保護責任者の指示に従い取り扱う。
(1) 特定個人情報の複製
(2) 特定個人情報の送信
(3) 特定個人情報が記録された電子媒体又は書類の持ち出し
3 個人番号が記載された書類を受領する事務取扱担当者は、個人番号の確認に必要な事務を行った後、受け取った書類を直ちに施錠することができる書庫、キャビネット等に保管する。
4 特定個人情報を取り扱う事務取扱担当者は、人事異動等により異動する場合は、確実な引継ぎを行い、保護責任者が引継ぎの完了を確認する。
(教育研修)
第10条 総括責任者及び保護責任者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括責任者及び保護責任者は、事務局職員(事務取扱担当者を含む。)に対し、教育研修への参加の機会を付与する。
(運用状況の記録)
第11条 事務取扱担当者は、この規程に基づく運用状況を確認するため、次の項目について記録する。
(1) 特定個人情報を含む電子媒体・書類の持ち出しの記録
(2) 特定個人情報の削除・廃棄の記録
(取扱状況の確認手段)
第12条 事務取扱担当者は、特定個人情報の取扱状況を確認するための手段として、特定個人情報管理台帳に次の事項を記録する。なお、特定個人情報管理台帳には、特定個人情報は記載しないものとする。
(1) 保護責任者の名前
(2) 事務取扱担当者の名前
(3) 特定個人情報等の利用目的
(4) 特定個人情報等の削除・廃棄状況
(5) 特定個人情報等の管理・取扱区域の場所
(情報漏えい事案等への対応及び再発防止措置)
第13条 事務局職員(事務取扱担当者を含む。)は、番号法又はその他の関係法令、ガイドライン若しくはこの規程に違反し、若しくは違反するおそれがある場合又は特定個人情報の漏えい、滅失若しくは棄損(以下「情報漏えい等」という。)に係る事案が発生し、若しくはその兆候を把握した場合は、速やかに保護責任者に報告する。
2 保護責任者は、前項の規定による報告を受けたときは、速やかに総括責任者に報告するとともに、被害の拡大防止又は復旧のために必要な措置を講じる。
3 保護責任者は、前項の措置を講じるとともに、速やかに事案の発生した経緯及び被害状況を調査し、その調査結果を総括責任者に報告する。
4 総括責任者は、監査責任者と連携して情報漏えい等に係る事案に対応する。
5 総括責任者は、当該事案の内容又は影響に応じて、事実関係の公表、関係者への対応のために必要な措置を講じる。
6 総括責任者は、当該事案の内容に応じて、理事長、福山市関係部署、文部科学省及び個人情報保護委員会に対して必要な報告を速やかに行う。
7 保護責任者は、第3項の調査結果に基づき、当該事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じる。
8 保護責任者は、他大学における情報漏えい等に係る事案を踏まえ、類似事例の再発防止のために必要な措置の検討を行う。
(苦情への対応)
第14条 事務取扱担当者は、特定個人情報の取扱いに関して、関係者から苦情を受けた場合は、その旨を保護責任者及び総括責任者へ報告する。
2 前項の規定による報告を受けた保護責任者及び総括責任者は、適切に苦情への対応を行う。
(取扱状況の確認及び見直し)
第15条 保護責任者は、特定個人情報の取扱状況について、定期的又は随時確認し、その結果を総括責任者に報告する。
(監査)
第16条 公立大学法人福山市立大学内部監査規程(令和3年法人規程第13号)第3条第3項に規定する内部監査員は、特定個人情報の取扱いその他法令及びこの規程の遵守状況について、定期的に監査する。
(特定個人情報の管理・取扱区域の設定等)
第17条 保護責任者は、管理・取扱区域を設定するとともに、事務取扱担当者の座席配置等について、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所へ配置する等の配慮を行う。
(電子媒体等の盗難等の防止)
第18条 保護責任者は、管理・取扱区域における特定個人情報を含む電子媒体及び書類の盗難又は紛失を防止するため、電子媒体及び書類については、施錠可能な書庫、キャビネット等に保管し、事務取扱担当者に周知徹底させる。
(電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止)
第19条 特定個人情報を含む電子媒体及び書類の持ち出し(特定個人情報を管理・取扱区域外へ移動させることをいう。)については、税務署等の行政機関に法定調書等を提出する場合を除き原則として禁止する。
2 税務署等の行政機関に法定調書等を提出する場合には、税務署等の行政機関が指定する提出方法又は追跡可能な移送手段(特定記録郵便又は簡易書留郵便による送付)を用いる。
(廃棄・削除等)
第20条 特定個人情報の廃棄・削除の管理は、次のとおりとする。
(1) 事務取扱担当者は、特定個人情報が記録された電子媒体を廃棄する場合には、データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊により、復元不可能な手段を用いる。
(2) 事務取扱担当者は、特定個人情報が記録された書類を廃棄する場合には、焼却・溶解による復元不可能な手段を用いるか、又はシュレッダーにより記載内容が復元不可能な状態まで裁断を行う。
(3) 事務取扱担当者は、特定個人情報が記載された書類及び電子媒体については、当該関連する法定調書等の法定保存期間経過後できるだけ速やかに廃棄する。
2 特定個人情報が記録された電子媒体又は書類を廃棄した場合には、廃棄した記録を保存する。廃棄の記録としては、特定個人情報の種類及び名称、保護責任者・廃棄状況を記録し、個人番号自体は含めない。また、廃棄を委託した場合は、委託先から廃棄証明書を徴する。
(適正な取得)
第21条 特定個人情報の取得については、適法かつ公正な手段によって行う。
(利用目的の明示)
第23条 特定個人情報を取得する場合は、利用目的を記載した通知又は書類の提示により、あらかじめ、その利用目的を明示する。
2 当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的の変更を要する場合は、利用目的変更の通知又は書類の提示により利用目的を明示することにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。
(個人番号の提供の要求)
第24条 第3条各号に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、人的役務の提供者に対して個人番号の提供を求めることとする。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第26条 番号法第19条各号のいずれかに該当し、特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。
(特定個人情報の収集及び保管制限)
第27条 第3条の事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集及び保管してはならない。
(本人確認)
第28条 本人確認については、番号法第16条に規定する方法により、個人番号の確認及び身元確認を行う。また、代理人については、同条に規定する方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行う。
(個人番号の利用制限)
第29条 個人番号は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的以外で利用してはならない。
(特定個人情報作成の制限)
第30条 特定個人情報の作成は、第3条各号に掲げる事務を実施するために必要な範囲に限る。
(特定個人情報の正確性)
第31条 事務取扱担当者は、第22条に規定する利用目的の範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するよう努める。
(特定個人情報の提供制限)
第32条 番号法第19条各号に該当する場合及び本人の同意を得た場合を除き、特定個人情報を第三者に提供してはならない。
(その他)
第33条 この規程に定めのない事案が発生した場合、保護責任者及び事務取扱担当者は、総括責任者の指示を得て対応する。
(罰則)
第34条 この規程に違反して正当な理由なく法人が取り扱う特定個人情報を外部に漏えいし、又は盗用した職員に対しては、番号法及び公立大学法人福山市立大学職員懲戒規程(令和3年法人規程第42号)に基づき処分を行う。
附則
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則 抄
(施行期日)
1 この規程は、令和5年4月1日から施行する。