(趣旨)

第1条　この規程は、公立大学法人福山市立大学業務方法書(令和3年法人規程第1号)第19条の規定に基づき、公立大学法人福山市立大学(以下「法人」という。)及び法人が設置する福山市立大学(以下「大学」という。)における文書等の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書等の取扱いの原則)

第3条　文書等は、全て正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(個人利用の書面等の取扱い)

第4条　役職員が専ら個人で利用することを目的として保有する書面等は、個人利用であることを明示した上で、文書等とは明確に区分しなければならない。

(課長の職務)

第5条　課長は、常にその課における文書事務が適正、円滑に処理されるように所属職員を指導しなければならない。

(文書取扱主任)

第6条　課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱主任を置く。

(総務課長の職務)

第7条　総務課長は、法人及び大学(以下「法人等」という。)における文書等及びこれに付随する物品(小包等)の収受並びに配布の事務を掌理する。

(文書処理の年度)

第8条　文書等の処理に関する年度は、法令等に特別の定めがあるものを除き、4月1日から翌3月31日までとする。

(文書管理システムの利用等)

第8条の2　収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書等の処理については、原則として文書管理システムを利用するものとする。この場合において、文書管理システムに保存した文書等は、正本とする。

(到着文書等の処理)

第9条　法人等に到着した文書等は、総務課において収受し、次に掲げるところにより配布しなければならない。ただし、ファクシミリ、電子メールその他の方法により受信された文書等の収受については、主管課において行うものとする。

(数課に関係のある文書等)

第10条　2以上の課に関係のある文書等は、関係の最も深い課に配布し、主管の明らかでないものについては、総務課長の定めるところによる。

(文書等の回付)

第11条　文書取扱主任は、配布文書等のうち、主管に属しないものがあるときは、速やかに当該文書等の主管課又は総務課に回付しなければならない。

(文書処理の原則)

第12条　文書取扱主任は、配布文書等について、文書分類表(別表第1)及びファイル基準表による文書分類番号及び保存年限を登録又は記入しなければならない。

(文書等の一応供覧)

第13条　配布文書等が、次の各号のいずれかに該当するときは、「一応供覧」の処理として、その理由、意見等を付して速やかに上司の閲覧に供し、その指示又は承認を受けなければならない。

(文書等の起案)

第14条　起案は、文書管理システムにより作成するものとする。ただし、第8条の2第3項の規定により文書管理システムを利用しない起案については、所定の起案用紙によることができる。

(文書等の供覧)

第15条　配布文書等が、前条の規定による処理を必要とせず、単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、「供覧」の処理として、関係者の閲覧に供するものとする。

(起案文書の作成要領)

第16条　起案文書は、次に掲げるところにより作成しなければならない。

(決裁区分)

第17条　起案文書の決裁区分は、公立大学法人福山市立大学事務決裁規程(令和3年法人規程第14号)の定めるところによる。

(起案文書の回議)

第18条　起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次直属の上司を経て、その決裁権限を有する者に回議し、決裁を受けなければならない。

(起案文書の合議)

第19条　起案文書の内容が、他の課に関係があるものは、次の要領によりその関係課長に合議しなければならない。

(合議文書の処理)

第20条　合議を受けた起案文書は、直ちに査閲し、同意不同意を決定しなければならない。もし、査閲に日時を要するときは、その理由を主管課に通知しなければならない。

第21条　削除

(廃案した場合等の処置)

第22条　起案文書が合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき、又は中途で廃案となったときは、合議した課長にその旨を連絡しなければならない。

(持ち回り決裁)

第23条　起案文書のうち、重要又は異例なもので説明を要するものは、起案者が自ら持ち回る等により説明して決裁を受けるものとし、急施又は秘密を要するものは、前段に準じて取り扱うことができる。

(代決又は後閲の処理)

第24条　急施を要すると認めた起案文書を、上司の不在により代決又は後閲するときは、次の要領により処理しなければならない。

(原議書の整理)

第25条　原議書(第14条ただし書の起案(以下「文書起案」という。)に限る。以下この条、第29条において同じ。)は、全て各課の文書取扱主任に回付するものとし、各課の文書取扱主任又は文書取扱主任を補助する職員は、次に掲げるところにより整理しなければならない。

(文書記号・番号)

第26条　次に掲げる文書等には、その区分により、それぞれ文書記号・番号をつけなければならない。ただし、往復文書のうち、特に軽易なものについては、この限りでない。

(文書分類番号)

第27条　文書等には、文書分類番号及び保存年限を記載しなければならない。ただし、部外者に対する文書等については、この限りでない。

(規程等の処理)

第28条　公立大学法人福山市立大学規程等管理規程(令和3年法人規程第97号。以下「規程等管理規程」という。)第2条第1項第1号から第5号までに規定する規程等、訓令及び公告は総務課において、公示令達番号簿により暦年による文書番号を付する。

(発送文書等の処理)

第29条　文書発案により起案を行った指令文書、証明書及び発送を要する一般文書(以下「発送文書」という。)は、次の各号により処理しなければならない。

(発送文書の記名)

第30条　発送文書は、理事長名又は学長名を用いなければならない。ただし、次に掲げる場合においては、それぞれに定める発信者名を用いることができる。

(郵送の手続)

第31条　郵送を要する発送文書は、主管課において必要な包装をし、特殊扱いを要するものは、その封筒に速達書留、内容証明等の表示をして、文書取扱主任においてこれを取りまとめ、所定の時間までに所定の方法により総務課に送付しなければならない。

第32条　削除

(逓送の手続)

第33条　逓送を要する発送文書は、主管課において必要な包装をし、文書取扱主任においてこれを取りまとめ、所定の時間までに、総務課に備付けの文書収配袋に入れなければならない。

(対内文書の往復)

第34条　学内において往復する文書等は、メールボックス又は各階の講師控室に備付けの文書収配箱を利用して配布するものとする。ただし、特に重要、機密又は緊急を要する文書等その他主管課で直接配布することを適当とするものは、主管課において直接配布することができる。

(執務時間外における文書等の取扱い)

第35条　執務時間外に到着した文書等(ファクシミリ、電子メールその他の方法により受信された文書等を除く。)の処理については、防災センターに一時保管し、翌営業日の処理とする。

(文書整理の原則)

第36条　文書等は、常に整理し、重要なものは非常災害に際して支障がないようにあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。

(文書等の整理保管)

第37条　文書等は、直ちに利用できるよう、常にオープンファイルシステムにより整理保管しなければならない。

(担当者の文書等の整理)

第38条　担当者は、常に未処理文書及び完結文書を次に掲げるところにより区分整理しなければならない。

(文書等の整理及び編集方法)

第39条　文書等は、主管課において、文書取扱主任を中心として次に掲げるところにより、原則として指定のファイル(指定のファイルに準ずるものを含む。以下「ファイル」という。)により編冊しなければならない。この場合において、文書取扱主任は、分類、保存年限等につき、審査指導をするものとする。

(文書等の保存年限)

第40条　文書等の保存年限は、次の5種とする。

(保存年限の計算)

第41条　文書等の保存年限の計算は、文書等の処理の完結した翌年度から起算する。ただし、暦年文書は、文書等が完結した日の属する年の翌年始から起算する。

(文書等の保存年限の設定)

第42条　文書等の保存年限の設定については、法令等に特別の定めがあるものを除き、文書分類表(別表第1)に従い行うものとする。

(文書等の収蔵)

第43条　主管課において、編冊を終わったファイル(文書起案により起案を行ったものを綴ったものに限る。)は、1年間主管課において保管した後、所定の手続を経て、常時使用の必要があるものを除き書庫に収蔵しなければならない。

(書庫)

第44条　学内大講義室地下及び管理棟1階の階段下の書庫は事務局総務課長が管理し、その他の書庫は関係課の文書取扱主任がそれぞれ管理する。

(保存文書の借覧)

第45条　保存文書を借覧しようとするときは、所定の手続を行い、文書取扱主任の承認を得なければならない。

(学外持出し禁止)

第46条　文書等は、学外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ主管課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(役職員以外の借覧禁止)

第47条　保存文書は、特別なものを除き、役職員のほかは借覧することができない。ただし、公立大学法人福山市立大学情報公開規程(令和3年法人規程第81号。以下「情報公開規程」という。)の規定に基づき文書等を閲覧等に供するとき、又は主管課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(保存文書の廃棄処分)

第48条　文書取扱主任は、保存文書の保存年限が満了したときは、主管課長と協議の上、所定の手続により毎年6月末日までに廃棄処分に付さなければならない。

(文書等の焼却等)

第49条　廃棄する文書等で、情報公開規程第3条に定めるところにより、その例によるものとされる福山市情報公開条例(平成14年福山市条例第2号)第6条第1項各号に規定する情報が記録され、他に使用されるおそれのあるものは、焼却又は裁断する等の処置を講じなければならない。

(委任)

第50条　この規程の実施に関し、必要な事項は、別に定める。